Cos'e il break-even point
Il break-even point, o punto di pareggio, e il livello di fatturato al quale i ricavi totali eguagliano i costi totali. Sotto il BEP il ristorante perde soldi, sopra inizia a generare utile.
Non e un concetto teorico. E il numero piu importante che un ristoratore deve conoscere, perche risponde alla domanda fondamentale: quanto devo incassare ogni mese per sopravvivere?
Un ristorante che non conosce il proprio break-even opera alla cieca. Potrebbe pensare di andare bene perche la sala e piena il sabato sera, ma se il lunedi, martedi e mercoledi lavora sotto il punto di pareggio, il mese si chiude in perdita.
La formula del break-even
La formula base e:
BEP = Costi fissi / (1 - Percentuale costi variabili)
Per applicarla servono due dati:
- Costi fissi mensili: tutte le spese che non cambiano al variare del fatturato
- Percentuale dei costi variabili: le spese che crescono proporzionalmente al fatturato, espresse come percentuale
Costi fissi vs costi variabili: la distinzione che conta
Costi fissi
Sono le spese che paghi anche se il ristorante resta chiuso per un mese:
- Affitto: 3.000-8.000 euro/mese in base alla zona e alla metratura
- Stipendi base del personale: contratti a tempo indeterminato, contributi, TFR
- Rata mutuo o finanziamento: se hai finanziato l'apertura o la ristrutturazione
- Assicurazioni: RC, incendio, furto
- Commercialista: parcella fissa mensile o trimestrale
- Utenze (quota fissa): canoni, potenza impegnata, quote fisse delle bollette
- Ammortamenti: quote annuali di attrezzature e arredi, ripartite su base mensile
- Software e abbonamenti: gestionale di cassa, POS, sito web, piattaforme di prenotazione
Costi variabili
Crescono o calano con il fatturato:
- Food cost (materie prime): tipicamente 28-35% del fatturato
- Bevande: 20-28% del fatturato bevande
- Utenze (quota variabile): gas cucina, elettricita frigoriferi e forni, acqua
- Straordinari e personale extra: camerieri a chiamata per il weekend
- Packaging e delivery: se fai asporto
- Commissioni carte di credito e POS: 0,5-1,5% del transato
- Marketing operativo: volantini, sponsorizzate social, promozioni
In un ristorante medio i costi variabili pesano tra il 35% e il 45% del fatturato. Il food cost e la voce principale.
Esempio pratico completo
Prendiamo un ristorante con questi numeri:
Costi fissi mensili:
- Affitto: 4.000 €
- Personale (base): 14.500 €
- Rata finanziamento: 1.200 €
- Commercialista e assicurazioni: 800 €
- Utenze (quota fissa): 900 €
- Ammortamenti: 600 €
- Totale costi fissi: 22.000 €/mese
Costi variabili: 40% del fatturato (food cost 30% + utenze variabili 3% + extra personale 3% + commissioni POS 1% + varie 3%)
Calcolo BEP:
BEP = 22.000 / (1 - 0,40) = 22.000 / 0,60 = 36.667 euro/mese
Questo significa che il ristorante deve incassare almeno 36.667 euro al mese per coprire tutti i costi. Ogni euro sopra questa soglia genera 0,60 euro di margine (perche 0,40 se ne vanno in costi variabili).
Dal BEP in euro ai coperti necessari
Il BEP in euro e utile, ma il ristoratore ragiona in coperti. Per tradurlo:
Coperti necessari = BEP / Scontrino medio
Continuando l'esempio, se lo scontrino medio e 30 euro:
36.667 / 30 = 1.222 coperti al mese
Su 26 giorni di apertura: 1.222 / 26 = 47 coperti al giorno
Se il ristorante ha 55 posti, 47 coperti al giorno significano un tasso di occupazione dell'85% (considerando un solo turno). Con doppio turno (pranzo e cena) il numero diventa piu raggiungibile: bastano 24 coperti a pranzo e 23 a cena.
Adesso hai un numero concreto: se oggi servi 40 coperti al giorno, sei sotto il break-even di 7 coperti. Sai esattamente quanto ti manca.
BEP mensile vs BEP annuale
Il BEP mensile e il riferimento operativo, ma il BEP annuale serve per due motivi:
-
Stagionalita: un ristorante al mare fattura il 60% del suo anno in 4 mesi. Il BEP mensile di gennaio e diverso da quello di agosto se hai personale stagionale. Il BEP annuale assorbe queste oscillazioni.
-
Costi annuali: alcune spese arrivano una volta l'anno (assicurazioni, manutenzione straordinaria, tredicesime). Il BEP mensile calcolato senza queste voci e ottimistico. Meglio calcolare il BEP annuale e poi dividerlo per 12.
BEP annuale con l'esempio precedente: costi fissi annuali 22.000 x 12 + 8.000 (tredicesime, manutenzione straordinaria, imprevisti) = 272.000 euro. BEP annuale = 272.000 / 0,60 = 453.333 euro. Diviso 12 mesi = 37.778 euro/mese, cioe circa 1.100 euro in piu del calcolo mensile "liscio".
Il BEP dell'investimento iniziale
C'e un secondo break-even che ogni ristoratore dovrebbe calcolare: quello dell'investimento iniziale. Risponde alla domanda: in quanti mesi recupero i soldi che ho speso per aprire?
La formula e:
Mesi per recupero = Investimento iniziale / Utile netto mensile medio
Esempio: hai investito 180.000 euro per aprire il locale. Dopo la fase di avviamento (primi 6 mesi), il ristorante genera un utile netto medio di 5.000 euro al mese.
180.000 / 5.000 = 36 mesi, cioe 3 anni per recuperare l'investimento.
Se l'utile netto medio e solo 3.000 euro al mese, il recupero sale a 60 mesi (5 anni). Questo dato e fondamentale per capire se l'investimento ha senso e per negoziare con la banca la durata del finanziamento.
5 strategie per abbassare il break-even
1. Ridurre i costi fissi
Ogni euro in meno di costi fissi abbassa il BEP di piu di un euro. Con costi variabili al 40%, un risparmio di 1.000 euro sui costi fissi abbassa il BEP di 1.000 / 0,60 = 1.667 euro.
Azioni concrete:
- Rinegozia l'affitto (contratti 6+6, proposta di canone ridotto in cambio di durata garantita)
- Rivedi le polizze assicurative (almeno 3 preventivi)
- Ottimizza i turni del personale fisso per evitare ore improduttive
2. Migliorare il margine variabile
Se i costi variabili scendono dal 40% al 35%, il BEP cala in modo significativo:
- BEP con costi variabili al 40%: 22.000 / 0,60 = 36.667 €
- BEP con costi variabili al 35%: 22.000 / 0,65 = 33.846 €
Quasi 3.000 euro in meno di fatturato necessario. Come ottenere quei 5 punti? Riducendo il food cost attraverso portion control, negoziazione fornitori e menu engineering.
3. Alzare lo scontrino medio
Non cambia il BEP in euro, ma riduce i coperti necessari. Con BEP a 36.667 euro:
- Scontrino 28 €: servono 1.310 coperti/mese (50/giorno)
- Scontrino 32 €: servono 1.146 coperti/mese (44/giorno)
- Scontrino 35 €: servono 1.048 coperti/mese (40/giorno)
Sei coperti in meno al giorno tra scontrino 28 e 32 euro. L'upselling di un calice di vino e un dolce puo fare la differenza tra pareggio e perdita.
4. Aggiungere fonti di ricavo a basso costo fisso
Catering, aperitivi serali, brunch domenicale, eventi privati: sono tutte attivita che usano la stessa struttura (cucina, sala, personale) ma generano fatturato aggiuntivo senza aumentare i costi fissi in modo proporzionale. Un servizio catering da 2.000 euro al mese con costi variabili del 45% aggiunge 1.100 euro di margine puro.
5. Ottimizzare gli orari di apertura
Se il pranzo del martedi genera 400 euro di fatturato ma i costi variabili sono 160 euro e la quota di costi fissi allocata e 500 euro, stai perdendo 260 euro quel giorno. Valuta se chiudere a pranzo nei giorni deboli e concentrare il personale sulla cena, dove lo scontrino e piu alto.
L'errore piu comune: dimenticare i costi fissi nascosti
Molti ristoratori calcolano il BEP includendo solo affitto, stipendi e utenze. Dimenticano voci che da sole pesano 2.000-4.000 euro al mese:
- Commercialista: 300-600 euro/mese
- Manutenzione ordinaria: 500-1.000 euro/mese (frigoriferi, lavastoviglie, cappa)
- Imprevisti: una media storica del 2-3% del fatturato (un frigorifero che si rompe, un tubo che perde, una multa)
- Ammortamento attrezzature: se il forno costa 15.000 euro e dura 10 anni, sono 125 euro al mese. Moltiplica per tutte le attrezzature
- Formazione e aggiornamento HACCP: 200-400 euro/mese ammortizzati
Un BEP calcolato senza queste voci e sottostimato del 10-15%. Il ristoratore pensa di essere in pareggio quando in realta sta erodendo il capitale.
Come monitorare il BEP ogni mese
Il break-even non e un numero da calcolare una volta e dimenticare. I costi fissi cambiano (rinnovo contratto affitto, nuovo dipendente, aumento utenze) e i costi variabili oscillano con i prezzi dei fornitori.
Regola pratica: ricalcola il BEP ogni volta che cambia un costo fisso e verifica i costi variabili ogni trimestre. Un foglio semplice con tre righe basta:
- Totale costi fissi del mese
- Percentuale costi variabili (food cost + altri)
- BEP = riga 1 / (1 - riga 2)
Se il BEP sale di mese in mese e il fatturato no, hai un problema in arrivo. Meglio scoprirlo con 3 mesi di anticipo che con il conto in banca a zero.