La timeline di pianificazione
Un catering ben riuscito si gioca nei mesi precedenti, non il giorno dell'evento. Ecco le fasi operative.
30-60 giorni prima: struttura
Questa fase definisce il perimetro di tutto il servizio.
- Sopralluogo della location: misura la sala, verifica accesso cucina, distanza tra cucina e sala di servizio, prese elettriche per scaldavivande, accesso acqua corrente. Un sopralluogo fatto male si paga il giorno dell'evento.
- Definizione del menu: il menu dipende dal tipo di evento (matrimonio, aziendale, compleanno), dal budget e dalla stagione. Regola pratica: non superare 5-6 portate per un servizio al tavolo, 8-10 proposte per un buffet.
- Preventivo dettagliato: includi sempre food, bevande, personale, noleggio attrezzature, trasporto e IVA. Un preventivo incompleto genera sorprese il giorno del pagamento.
7 giorni prima: conferma operativa
- Conferma numero ospiti: chiedi al cliente il numero definitivo. Aggiungi un margine del 5-10% per imprevisti (ospiti non confermati che si presentano).
- Ordini fornitori: chiudi gli ordini di materie prime deperibili. Per prodotti secchi e bevande puoi ordinare anche 10 giorni prima.
- Briefing staff: comunica al personale orari, dress code, disposizione sala e menu completo con allergeni.
Giorno prima: mise en place
Prepara tutto quello che si puo preparare in anticipo: salse, marinature, basi per dolci, taglio verdure. Prepara le casse di trasporto con stoviglie, posate e tovaglie. Controlla che tutti gli scaldavivande funzionino.
Giorno dell'evento: timeline di servizio
Per un evento con cena alle 20:00, la timeline tipo e:
- 14:00 - Arrivo in location, scarico attrezzature
- 15:00 - Mise en place sala e cucina
- 17:00 - Inizio cotture principali
- 19:00 - Staff in posizione, briefing finale
- 19:30 - Accoglienza ospiti, aperitivo
- 20:00 - Inizio servizio cena
- 22:30 - Dolce e caffe
- 23:30 - Inizio smontaggio
Calcolo dosi per persona
Le dosi cambiano radicalmente in base al tipo di servizio. Sbagliare qui significa o sprecare cibo o lasciare gli ospiti affamati.
Aperitivo
Prevedi 6-8 pezzi finger food a persona per un aperitivo di 45-60 minuti. Se l'aperitivo dura di piu (90 minuti), sali a 10-12 pezzi. Per un aperitivo che sostituisce la cena (apericena), servono 14-16 pezzi.
Cena seduta al tavolo
Il totale di cibo per persona e di 400-500 g considerando tutte le portate:
- Antipasto: 80-100 g
- Primo: 80-100 g (pasta/riso cotti)
- Secondo con contorno: 150-200 g
- Dolce: 80-100 g
Buffet
Per un buffet servono 600-800 g di cibo a persona, perche gli ospiti assaggiano piu cose e le porzioni sono meno controllate. Prevedi almeno 3-4 opzioni per ogni categoria (antipasti, primi, secondi, contorni).
Rapporto camerieri/ospiti
Il numero di camerieri dipende dal tipo di servizio. Sotto-dimensionare lo staff e l'errore piu frequente e piu visibile.
| Tipo di servizio | Rapporto camerieri/ospiti | |---|---| | Buffet libero | 1:20-25 | | Buffet assistito | 1:15 | | Servizio al piatto | 1:8-10 | | Servizio alla francese | 1:6 | | Cocktail party | 1:25-30 |
Esempio pratico: evento aziendale con 80 ospiti, buffet assistito. Servono 80 / 15 = 5-6 camerieri + 1-2 barman + 2 runner cucina.
Il personale aggiuntivo da non dimenticare: 1 barman ogni 40-50 ospiti, 1 runner cucina ogni 3 camerieri, 1 addetto guardaroba ogni 100 ospiti in inverno.
Attrezzatura: la check-list completa
Oltre al cibo, il catering deve portare (o noleggiare) tutta l'attrezzatura. La regola e semplice: prevedi il 10% in piu di tutto.
Scaldavivande e cottura:
- Chafing dish (scaldavivande a bagnomaria): 1 ogni 2 portate calde a buffet
- Piastre a induzione portatili per show cooking
- Forno a convezione portatile se la location non ha cucina
Stoviglie per 100 ospiti (con margine 10%):
- 110 piatti piani + 110 fondi + 110 dessert
- 330 posate complete (coltello, forchetta, cucchiaio)
- 110 bicchieri acqua + 110 vino + 110 flute
- 15 tovaglie rettangolari + 110 tovaglioli
Varie:
- Cestini pane, oliere, saliere
- Vassoi di servizio (1 ogni 2 camerieri)
- Contenitori isotermici per trasporto
Gestione allergeni e diete speciali
Dal 2011 il Regolamento UE 1169 impone la comunicazione dei 14 allergeni. Per il catering questo significa:
- Chiedi sempre al cliente di raccogliere le intolleranze degli ospiti almeno 7 giorni prima
- Prepara schede allergeni per ogni piatto del menu
- Separa la preparazione dei piatti per allergici (superfici, utensili, olio di frittura dedicati)
- Prevedi almeno 1 opzione vegetariana, 1 vegana e 1 senza glutine. In un evento da 100 persone, statisticamente 5-8 avranno restrizioni alimentari
L'errore piu grave e improvvisare il giorno dell'evento. Un ospite celiaco che non trova nulla da mangiare e un problema legale oltre che di immagine.
Check-list operativa mentale
Prima di ogni evento, verifica questi 10 punti:
- Numero ospiti confermato (con margine 5-10%)
- Menu completo con grammature per porzione
- Lista allergeni raccolta e verificata
- Staff confermato con orari e ruoli
- Attrezzatura completa e funzionante
- Ordini fornitori chiusi e consegnati
- Timeline servizio scritta e condivisa con lo staff
- Piano B per maltempo (se evento all'aperto)
- Trasporto organizzato con mezzi refrigerati se necessario
- Contatto referente location per emergenze
Quanto costa: preventivo rapido
Per un evento standard da 80-100 ospiti con buffet assistito e bevande incluse, il costo medio in Italia 2026 si aggira tra 45-80 EUR a persona per un servizio base e 90-150 EUR per un servizio premium. Il costo del personale incide per il 25-35% del totale.