Kurze Antwort
Ein Restaurant, das nicht misst, fliegt blind. Restaurant-KPIs sind die wenigen Zahlen, die dir – jeden Monat geprüft – sagen, ob du Geld verdienst, wo Marge verloren geht und was du korrigieren musst, bevor es zu spät ist. Dieser Leitfaden behandelt die 12 Kennzahlen, die wirklich zählen – Wareneinsatz, Personalkosten, Prime Cost, Durchschnittsbon, Marge, Break-even und die übrigen – mit Formeln, Rechenbeispielen und den Richtwerten, an denen du erkennst, ob du im grünen Bereich bist.
Warum 12 Zahlen genügen
Man kann Dutzende Kennzahlen berechnen, doch im Service und in der Küche braucht man nur wenige, konsequent gelesen. Ein nützlicher KPI hat drei Eigenschaften: er ist aus vorhandenen Daten berechenbar (Umsatz, Kosten, Gedecke), er ist über die Zeit vergleichbar und er ist handlungsleitend – verschlechtert er sich, weißt du, an welchem Hebel du ziehen musst.
Die Betriebsregel ist einfach: dieselben Zahlen, jeden Monat, immer mit derselben Formel. Es ist der Monatsvergleich (und der gegen denselben Monat im Vorjahr), der Probleme sichtbar macht, nicht ein isolierter Einzelwert.
Die 12 KPIs in einer Tabelle
| # | KPI | Was er misst | Formel | Richtwert | |---|---|---|---|---| | 1 | Wareneinsatz % | Materialkosten am Speisenumsatz | Wareneinsatz ÷ Speisenumsatz | 28-35% | | 2 | Getränke-Wareneinsatz % | Getränkekosten am Getränkeumsatz | Getränkekosten ÷ Getränkeumsatz | 18-28% | | 3 | Personalkosten % | Gewicht der Arbeit | Personalkosten ÷ Umsatz | 28-35% | | 4 | Prime Cost % | Ware + Personal | (Ware + Personal) ÷ Umsatz | 55-65% | | 5 | Durchschnittsbon | Mittlerer Umsatz pro Gast | Umsatz ÷ Gedecke | formatabhängig | | 6 | Gedecke | Bediente Gäste | Zählung | — | | 7 | RevPASH | Umsatz pro Platz und Stunde | Umsatz ÷ (Plätze × Stunden) | formatabhängig | | 8 | Betriebsmarge % | Gewinn vor Steuern und Zinsen | Betriebsgewinn ÷ Umsatz | 10-20% | | 9 | Break-even | Umsatz zur Kostendeckung | Fixkosten ÷ (1 − variabler %) | — | | 10 | Tischumschlag | Wie oft ein Platz neu belegt wird | Gedecke ÷ Plätze | schichtabhängig | | 11 | Schwund % | Verlorene Ware am Eingekauften | Schwund ÷ Einkauf | < 4-5% | | 12 | Monatlicher Cashflow | Netto-Liquidität des Monats | Einzahlungen − Auszahlungen | > 0 |
1-2. Wareneinsatz und Getränkekosten
Der Wareneinsatz ist die erste Zahl, die man im Auge behält. Er misst, wie viel deines Speisenumsatzes in Rohstoffe fließt.
Wareneinsatz % = Kosten der verkauften Speisen ÷ Speisenumsatz × 100
Beispiel: In einem Monat kaufst und verbrauchst du Ware für 9.000 € (nach der Inventurformel: Anfangsbestand + Einkäufe − Endbestand) und erzielst 28.000 € Speisenumsatz.
Wareneinsatz = 9.000 ÷ 28.000 = 32,1%
Ein gesunder Wert für ein Restaurant mit Tischservice. Der Getränke-Wareneinsatz folgt derselben Logik bei den Getränken und muss getrennt bleiben: Wein und Cocktails haben ganz andere Margen als Speisen, und das Vermischen verdeckt Probleme. Um den Wareneinsatz Gericht für Gericht zu berechnen und Preise zu setzen, nutze den Wareneinsatz-Rechner.
3-4. Personalkosten und Prime Cost
Die Personalkosten umfassen Bruttolöhne, Sozialabgaben, Abfindungen, Überstunden und Aushilfen. Sie werden als Prozentsatz des Gesamtumsatzes ausgedrückt:
Personalkosten % = gesamte Arbeitskosten ÷ Umsatz × 100
Für sich allein sagen sie wenig. Die Zahl, die wirklich zählt, ist der Prime Cost, die Summe aus Wareneinsatz (plus Getränke) und Personalkosten: die beiden größten Ausgaben und vor allem die beiden, die du am stärksten steuerst.
Prime Cost % = (Ware + Getränke + Personal) ÷ Umsatz × 100
Beispiel bei 40.000 € Monatsumsatz:
- Ware + Getränke: 12.800 € (32%)
- Personal: 12.000 € (30%)
- Prime Cost = 24.800 ÷ 40.000 = 62%
Unter 65% bist du im beherrschbaren Bereich. Über 70% ist ein Gewinnabschluss fast unmöglich: bevor du sonst etwas anrührst, setze hier an.
5-6. Durchschnittsbon und Gedecke
Der Durchschnittsbon ist der Umsatz geteilt durch die Zahl der Gedecke (Gäste, nicht Tische). Er ist der am meisten unterschätzte Hebel: ihn um wenige Euro zu heben, verändert die Erfolgsrechnung, ohne einen einzigen Gast mehr.
Durchschnittsbon = Umsatz ÷ Anzahl der Gedecke
Beispiel: 40.000 € ÷ 1.450 Gedecke = 27,6 €. Ihn mit einem zusätzlichen Glas Wein und einem Dessert auf 30 € zu heben, bedeutet bei gleicher Gedeckzahl rund 3.480 € Mehrumsatz im Monat. Um ihn zu messen und Upselling-Effekte zu simulieren, nutze den Durchschnittsbon-Rechner.
Die Gedecke müssen immer gezählt werden, denn sie sind der Nenner der Hälfte aller anderen KPIs und zeigen die echte Saisonalität des Betriebs.
7. RevPASH: der KPI, den fast niemand nutzt
Der RevPASH (Revenue Per Available Seat Hour) misst den Umsatz pro Sitzplatz und Öffnungsstunde. Es ist die ehrlichste Art zu bewerten, wie gut du Raum und Zeit monetarisierst – die beiden Ressourcen, die du nicht vergrößern kannst.
RevPASH = Umsatz ÷ (Anzahl Plätze × Servicestunden)
Beispiel: An einem Abend nimmst du 2.400 € ein, bei 60 Plätzen und 4 Servicestunden → 2.400 ÷ (60 × 4) = 10 € pro Platz und Stunde. Der RevPASH-Vergleich zwischen Dienstag und Samstag zeigt, ob das Problem der Preis oder die Frequenz ist und wo du Personal bündeln solltest.
8-9. Betriebsmarge und Break-even
Die Betriebsmarge ist das, was nach allen Betriebskosten bleibt, vor Steuern und Finanzaufwand. Sie ist der zusammenfassende KPI der Rentabilität:
Betriebsmarge % = Betriebsgewinn ÷ Umsatz × 100
Eine Marge zwischen 10% und 20% gilt in der Gastronomie als gut. Unter 5% bleibt wenig Puffer für Unerwartetes.
Der Break-even ist der Mindestumsatz, der alle Kosten deckt:
Break-even = Fixkosten ÷ (1 − variable Kosten %)
Bei 22.000 € Fixkosten und variablen Kosten von 40%: 22.000 ÷ 0,60 = 36.667 €/Monat. Über dieser Schwelle bringt jeder Euro 60 Cent Marge; darunter machst du Verlust.
10-12. Tischumschlag, Schwund und Cashflow
Der Tischumschlag sagt, wie oft ein Platz in einem Service neu belegt wird: Gedecke ÷ Plätze. Ein niedriger Umschlag an starken Tagen signalisiert langsame Servicezeiten oder "geparkte" Tische.
Der Schwund misst die durch Verderb, Fehler oder falsche Portionen verlorene Ware am gesamten Einkauf. Ihn unter 4-5% zu halten, ist einer der schnellsten Wege, den Wareneinsatz ohne Preiserhöhung zu verbessern.
Der monatliche Cashflow ist die Netto-Liquidität: Einzahlungen minus Auszahlungen. Ein Restaurant kann auf dem Papier "im Gewinn" sein und dennoch wegen Lieferantenzahlungen, Steuern und Saisonalität ohne Liquidität dastehen. Der Cashflow ist der KPI, der dir sagt, ob du morgen die Löhne zahlen kannst.
Wie man sie zusammen liest: ein Mini-Dashboard
KPIs müssen als Gruppe gelesen werden, nicht isoliert. Eine beispielhafte Monatslesung:
| KPI | Wert | Status | |---|---|---| | Wareneinsatz | 34% | grenzwertig | | Personal | 31% | ok | | Prime Cost | 65% | an der Grenze | | Durchschnittsbon | 27,6 € | anzuheben | | Betriebsmarge | 8% | niedrig |
Die Geschichte dahinter: Die Marge ist niedrig, weil der Prime Cost an der Grenze liegt und der Bon nicht zieht. Die vorrangige Maßnahme ist nicht, Personal zu kürzen (es passt), sondern Wareneinsatz und Durchschnittsbon gemeinsam zu bearbeiten.
Häufige Fehler
- Den Wareneinsatz nach Gefühl berechnen, ohne Inventur. Die echten Wareneinsatzkosten sind Anfangsbestand + Einkäufe − Endbestand, nicht nur die Einkäufe des Monats.
- Nachbarmonate vergleichen. Die Saisonalität ist riesig: vergleiche Juni mit dem Juni des Vorjahres, nicht Juni mit Februar.
- Nur auf den Umsatz schauen. Ein Rekord-Umsatzmonat kann mit Verlust enden, wenn Wareneinsatz und Personal explodiert sind.
- Den Durchschnittsbon ignorieren. Er ist der schnellste Hebel auf die Erfolgsrechnung und der am meisten vernachlässigte.
- Jeden Monat die Formel ändern. Berechnest du KPIs unterschiedlich, sind die Vergleiche wertlos. Lege die Methode fest und behalte sie.
- Messen, ohne zu handeln. Ein Dashboard, das niemand für Entscheidungen nutzt, ist verschwendete Zeit. Jede Zahl außerhalb des Richtwerts muss eine Maßnahme auslösen.
Verwandte Ressourcen
- Durchschnittsbon-Rechner — mittlerer Umsatz pro Gast und Wirkung des Upsellings
- Wareneinsatz-Rechner — Wareneinsatz pro Gericht und korrekter Verkaufspreis