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El prime cost es la suma del food cost (materias primas y bebidas) y el coste total de personal, expresada como porcentaje de las ventas netas. Es el KPI más importante porque reúne las dos partidas de gasto más grandes y más controlables de un restaurante. Un prime cost sano está entre el 55% y el 65%: por encima del 70% el negocio está en apuros.
Qué es el prime cost y por qué pesa más que el food cost
La mayoría de hosteleros vigila obsesivamente el food cost e ignora el prime cost. Es un error. El food cost te dice cuánto gastas en materias primas, pero por sí solo no cuenta toda la historia. Un plato con un food cost perfecto del 28% puede seguir dando pérdidas si para elaborarlo y servirlo pagas a tres personas en cocina y dos en sala.
El prime cost junta las dos partidas que de verdad pesan en la cuenta de resultados: la comida (y las bebidas) y el trabajo. En un restaurante medio estas dos líneas valen el 55-65% de las ventas. Todo lo demás —alquiler, suministros, amortizaciones, marketing— importa, pero es más rígido y difícil de tocar a corto plazo. El prime cost, en cambio, lo controlas cada día con las compras y los turnos.
Por eso quien gestiona con método mira el prime cost antes que nada: es el termómetro de la rentabilidad operativa.
La fórmula del prime cost
La fórmula es sencilla:
Prime cost % = (Food cost + Coste de personal) / Ventas netas × 100
Donde:
- Food cost = coste de todas las materias primas consumidas en el periodo (comida y bebida), calculado sobre el consumo real: existencias iniciales + compras − existencias finales.
- Coste de personal = el coste empresarial total, no el salario neto. Incluye bruto, cotizaciones, costes sociales y pagas extra prorrateadas.
- Ventas netas = ingresos sin IVA.
El denominador siempre debe ser ventas netas. Usar el bruto es el error más común y hace que todo parezca mejor de lo que es.
Un ejemplo numérico completo
Tomemos un restaurante con estos datos mensuales:
| Concepto | Importe | |---|---| | Ventas netas | 60.000 € | | Coste comida + bebida | 18.600 € | | Coste de personal (total) | 19.800 € | | Prime cost | 38.400 € |
Calculamos:
- Food cost % = 18.600 / 60.000 = 31%
- Coste personal % = 19.800 / 60.000 = 33%
- Prime cost % = 38.400 / 60.000 = 64%
Un 64% está en el límite alto de lo aceptable. El local gana, pero con poco margen de seguridad: basta un mes flojo o una subida de las materias primas para entrar en números rojos. Para revisar tus cifras empieza por la calculadora de food cost y por la del coste de personal, y luego súmalas.
Objetivos por formato
El prime cost ideal cambia según el tipo de local. No existe un número único válido para todos.
| Formato | Food cost | Personal | Prime cost objetivo | |---|---|---|---| | Alta cocina | 30-35% | 30-35% | 60-68% | | Restaurante full-service | 28-33% | 28-33% | 55-65% | | Casual / bistró | 30-35% | 25-30% | 55-63% | | Pizzería | 22-28% | 22-28% | 48-55% | | Bar / cafetería | 18-25% | 25-32% | 45-55% | | Fast casual / para llevar | 28-33% | 18-25% | 48-58% |
La lógica de fondo es el equilibrio entre comida y trabajo. La alta cocina tiene food cost alto porque usa ingredientes de gama, pero también personal caro y numeroso: el prime cost se mantiene alto y se compensa con precios y tickets medios elevados. Un local para llevar tiene poco personal de sala, así que puede permitirse un food cost algo más generoso.
Cómo bajar el prime cost (sin recortar calidad)
Hay dos palancas. La mayoría de hosteleros solo usa una.
Sobre el food cost:
- Estandariza las recetas con ficha técnica y control de raciones, eliminando el emplatado "a ojo" que erosiona márgenes.
- Negocia con los proveedores y consolida pedidos para mejorar precios.
- Ataca el desperdicio: mermas, caducidades, errores de cocina. Una auditoría del desperdicio suele recuperar 2-3 puntos de food cost.
- Haz menu engineering: impulsa los platos de margen alto y elimina o reprecia los que pierden.
Sobre el coste de personal:
- Construye los turnos sobre datos reales de afluencia, no por costumbre. El exceso de plantilla en horas valle es el asesino número uno.
- Mide la productividad con las ventas por hora trabajada.
- Forma al equipo en polivalencia: menos personas haciendo más cosas en los picos.
- Vigila las horas extra, que suelen pesar más de lo que parece.
La regla de oro: nunca recortes calidad por perseguir el prime cost. Un plato peor baja el ticket y las reseñas, y el remedio sale peor que la enfermedad.
Prime cost y precio de venta
El prime cost también sirve para saber si tus precios aguantan. Si conoces el objetivo de tu formato, puedes trabajar hacia atrás. Ejemplo: si quieres un prime cost del 60% y un plato tiene un coste combinado (materias primas + cuota de trabajo estimada) de 6 €, el precio mínimo de venta neto es:
Precio neto = coste combinado / prime cost objetivo = 6 / 0,60 = 10 €
Añadiendo el IVA llegas al precio de carta. Este método evita poner precios "a sentimiento" o copiando a la competencia, que es la forma más rápida de acabar con márgenes equivocados.
Errores comunes
- Mirar solo el food cost. Es la mitad de la historia. Un food cost de manual con un coste de personal descontrolado sigue dando pérdidas.
- Calcular sobre ventas brutas. Infla el denominador y esconde los problemas. Siempre sin IVA.
- Usar el salario neto del personal. El coste empresarial real incluye cotizaciones y pagas extra: a menudo un 35-45% más que el neto.
- Revisar solo a fin de año. Para entonces el daño ya está hecho. Lee el prime cost cada semana, o como mínimo cada mes.
- Compararse con el formato equivocado. Un bar no se compara con la alta cocina. Usa los objetivos de tu segmento.
- Recortar calidad para cuadrar las cuentas. Es un bumerán: baja el ticket, bajan las reseñas, bajan las ventas.
Recursos relacionados
Para calcular tus cifras y construir el prime cost de tu local:
- Calculadora de food cost — calcula el coste de las materias primas y su porcentaje sobre ventas.
- Calculadora de coste de personal — estima el coste empresarial real del equipo, cotizaciones incluidas.
Suma ambos resultados, divide por las ventas netas y tendrás tu prime cost. Contrólalo cada mes: es el número que te dice, antes que cualquier otro, si tu restaurante gana dinero de verdad.